在澳洲如何写SC申请政府工

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有网友在政府工作,得到一些非常资深的,经常面试申请人的朋友的指点,也有机会和HR的顾问们同时培训如何写申请,听到一些业内人士的中肯建议。这里他和大家无私分享申请澳洲政府工作,写Selection Criteria(SC)的经验。

1 关于 Public Sector的工作

政 府工这个词,觉得并不恰当。因为很多需要SC的工作,并非以 .gov.au 为结尾。所以我觉得还是改成Public Sector好一点。Public 是和Commercial 对应的,靠政府拨款生存,不以赚钱为目的的机构都可以叫Public Sector.

很多人对这种机构的工作存在误解,也造成很多人盲目的申请或者排斥这种工作。我想我还是先扫盲下先。大家有什么问题也可以问我。

1.1 工作轻松?

我也不晓得,从什么时候起,脑子中就有这个概念,政府工作轻松easy,没压力,很happy. 等LZ我到了这里,才发现被误导了。

轻松和忙都是相对的。LZ今天晚上快9点才到家,这阵子加班到10点是常事。连续几个周末回来上班。team里还有人每年这时候加到早上4点钟。说这是政府工,都没人信。
我也知道有些在政府做事的,每天回家之后还要工作。我记得我刚进来的时候,我的老板对我讲,你全权负责这部分,这样我就不用周末work from home 了。

但就算这样,也要比很多其他commercial 公司好很多很多。但是,但是,但是,请不要跨专业,跨机构,跨部门比较,那没有意义

我知道我们这里是最忙,其他楼层过了5点钟,都找不到人了,只有我们这里还热热闹闹,忙碌依旧。

所以为了工作轻松而选择public sector 的同学,请慎重考虑。最好先打听一下,里面什么情况。

1.2 福利待遇好?

经常听见有人说,政府工的福利待遇好。我一直在想算不算是事实。

其实我们的super只有9%,我知道有些机构,尤其有的大学的super高达17%还多。可是好像大多数的机构还只是9%,并非如传言那样多。

工作时间有的是9-5,有的是8:30 – 5,这点像commercial 的公司,要求不尽相同。有的机构Xmas期间关闭,一直到new year这段时间,是额外的假期。但是一般的机构还是要回来上班的,如果部门建议休息,也是用自己的年假。

但是一般来说,政府的工作每月可以休息一天RDO / Flex leave。是平时早来晚走积累下来的时间。所以每年可以多休息10多天。这个算是不错的福利吧。其他的福利没有听说,应该是法律规定的都有,但不会更多。

LZ 我刚到这个地方的时候,被冰柜中各式各样的牛奶瓶shock到了。五花八门的牛奶瓶上写着同事们的名字。然后被告知,这里不会花纳税人的钱买牛奶,茶,饼 干的,想喝自己掏钱买。Xmas party是要自己出钱的。有次去其他机构开会,在厨房的冰箱上看到这样骄傲的字条:“牛奶是免费提供的!—— coffee & tea only —— not for ur breakfast!’

1.3 稳定?

稳定?我也不知道该怎么说。LZ所服务的commercial公司和public机构中,restructure从来就没停过,常年进行中。

GFC的时候,commercial公司裁人。政府换届后,为彰显政绩,政府机构一样改制精简。所以我这样说吧,稳定程度2种都差不多。

在public sector里,contractor 和 permanent 有很大不同。(当然的工资高很多)permanent 一般只要没啥大的原则问题,基本上踢不走你,就算老板怎么不喜欢你,你照样可以坐在那里几十年,只要你愿意,没人奈何了你。没人有能力利用手中职权,把一 个permanent 赶走。除非ta 把你的这个职位弄没。从这个层面说,那确实稳定,如果这是你想要的话。

但是,我所见到的还有permanent只来了8个月,就赶上restructure,职位没有了,只好申请同部门其他工作,结果反而又升一级。

1.4 招聘程序

一 般说来,(请注意,LZ在这个帖子里,强调了多次generally speaking,就是说极致的例子其实我也知道很多,但是不代表大多数,我只是给大多数想了解的同学一个大多数存在的事实),一般说来,一个职位空出, 先从内部找人。一般的顺序是,EOI (express of interest), 然后internal。这2个的不同就是,EOI一般只是同级别申请,而internal 可以接受任何内部人的申请。

Internal 有的机构要走2遍,确定没有合适的人,才放到internet去,接受外面的申请人。而contractor一直被当作外人。就算是你一直做这个工作,老 板想把你换成permanent,也要走这个程序。ta 如果非要你不可,那些internal的申请人,和在internet 上看到这个职位,挑灯夜战埋头写SC 的tx 们,就都成的你的分母,陪你玩。

所以同学们看到了有合适的职位出来,请打个电话给联系人,问下里面神马情况先。(题外话,和HR培训的时候,HR说,好多人不打电话就申请,不打电话,怎么知道这个位置到底怎么回事,适合不适合。我听了极汗,我也从来不打电话,我只看薪水合适不。 )

其实和联系人打个电话的好处很多,大体知道是新职位还是旧空缺但是一直有人在acting。以确定是否花全力去申请。

但 是话说回来,我一直觉得,找工作这个事情,是你的determination 和你的投入决定的。你越想离开现在的工作,就越desperate, 投入你的精力去找。这是一个从量变到质变的过程。我的建议是,就算你知道申请的职位有人在做,也要试一下,多一次痛苦,就多一次经验的积累。等你被折磨到 尽头的时候,老天爷也是时候出来拯救你了。

public sector 的工作有个好处是,职位放出来,薪水级别都清楚,明码实价。觉得合适你就上。commercial 总是扭扭捏捏,不肯说价钱,到一面2面,大家才讲钱,一言不合,就散了。实在浪费大家的时间。

还有job description 也同时可以看到,你若一直在相似的领域,一看到JD,就已经对这个工作有些概念,知道自己想不想要申请。

还有一条忘记讲,如果你看到一个机构大规模的放职位广告,应该是在restructure。至于职位是否空缺,新创立的职位,还是旧的一直有人在做,如果没有内部消息来源的话,还是打个电话吧。

2 关于selection criteria

各 级各部门的政府工作,由于HR各自为政,要求的数量和形式也不尽相同。你可以在政府工网站上看到,有的只要4-5条,有的9-10条。最近一段时间,各个 部门整合shared service Division (例如 finance, legal, IT & HR), 所以可以看到同部/厅的要求由于HR的整合,要求有所统一。比如,同是education department,各职位的要求可能都是7条SC.

其实HR自己对SC也是又爱又恨。现在有趋势,一些新成立的机构不需要申请人递交SC。他们自己也说,不知道是好还是坏。当一个职位超过500个申请人的话,筛选SC真是巨大负担。但是不要SC,他们又总觉得难以衡量申请人是否合适。

SC 这玩意儿到底该怎么写?曾经问过一些做过panel的人,每个人的preference真不一样,没有真正的统一标准。有人喜欢长篇大套的,但这种人通常 是panel里的independent,工作相对不那么忙,被拉去做independent,但又没什么决定权。真正有决定权的,通常非常忙,没啥时间 看你的申请。所以我的建议是,甭写太多,其实没什么人看的。我知道有人会拍我,但这真的是事实。特别是那种竞争激烈的申请,几十几百比一的那种,你觉得忙 到不行的老板们,会有时间看我这种用稚嫩的英文写的拽到不行的SC?

我 觉得这东西和考试卷子一样,你知道答案的,不知道答案的,都可以行云流水,洋洋洒洒几百上千字。恨得改卷子的老师牙根痒痒,因为他们要到你的长段子里找到 能给分的key words,极度影响他们的工作进程。而分数出来后,你会发现你写的几百字,和别人的寥寥几点,不过几十个字,得分竟然相同!为什么,因为人家已经把老师 需要看的key words 摆在桌面上,一眼就看的到,深得老师欢心,自然分数高。

所以的所以,格式上来说,尽量简洁,易懂。SC中要求的所有key words,最好以最醒目的形式呈现出来,比如bullet point.

还是举个例子方便说明。

LZ 随便在seek上打开一个职位的SC,这条是其中的一条:Excellent problem solving skills with a high degree of initiative and attention to detail. 看着眼熟吧,这几乎是每个政府工作都要求的SC吧。那该怎么写才OK呢?

首先,key words: 1. problem solving skills 2. initiative 3. attention to detail

你可以先简单说明一下你具有SC所要求的所有skills,注意这一段要简单明了,就是告诉人家,这些个,我都有。

接下来有句话,非常有用:They can be demonstrated by …

这是个提示,就是告诉人家,我说的都是有证明的,不是瞎掰的。

然后最好用bullet point 列出来你分析好的key points.

1. problem solving skills

结合职位特点和你的工作经验,分别列出一些拿得出手的 sub point 或者例子

2. initiative

说明你的initiative怎么被运用于解决问题的

3. attention to detail

说下在工作中怎么attention to detail 了,什么情况下用你的attention就发现问题了,而且也把问题给解决了

然 后你可以跟上一个例子,说你是如何运用以上技巧,解决工作上的问题的。这一段是记叙文,background/situation, issues/tasks, actions & results. 就是大家都爱说的STAR了。不用给太多技术上的细节,会bore readers 的。差不多给人一感觉这问题怎么出的,没有你英明决策就死了就行了,重要的是你在其中到底做了些什么和结果如何,比如,我第一去怎么怎么了,然后又怎么怎 么了,最后怎么怎么了,由于我的作为,这件事情就怎么怎么了。一点提醒,能够证明你的成果的,有几个标准:数字 (sales 上升了???%, 成本节约了$???, customer满意率提高了???%,),和反馈(CEO满意的不得了,亲自颁发勋章;auditor high 到不行,最爱是你,强行要和你合作)。

你可以每一点跟个例子,也可以在下面给一个例子,还有人根据自己在不同机构的经历,分别写。比如,在公司A,我的skills 表现在了哪里哪里,在机构B,我做了些什么什么可以证明我这方面的实力。

综 上所述,LZ想强调的是,你怎么写比你写什么更重要。你只要给人赶脚你cover 了所有key points,就行了。你以为你这一页纸,人家会把眼光停留多久?别太长,一个sc 半页到一页足够了,句子也不需要太长,能说明白就好了,所以我觉得用points很好掩盖了LZ英文的不足。我觉得,你就算找了写手给你弄了华丽的篇 幅,interview一上场,人家也明白怎么回事了。

还 有不用把每个SC都公平对待,我说过,一个申请要多少条SC是有些机构规定好的。一个职位要求可能本身没那么多,但为了凑数,就添加了几个不那么重要的。 比如,OCCUPATIONAL HEALTH AND SAFETY (OHS), Equal Employment Opportunity (EEO) etc. 这些个就别浪费宝贵的时间了,差不离得了。当然你若是申请的职位就是与此相关的,那么OHS和EEO就是你的KEY SC. 否则的话,与你职位相关的那几条才是KEY。

LZ说的这些并非纯粹自己班门弄斧的经验,都是历经多次实战,真正专家(实际工作的HR consultants 和 非常senior level 级别的panel interviewers,还有成功申请到理想职位的求职牛人) 真心指点,诚意推荐的。

3 关于Resume和Cover letter

3.1 RESUME

其实政府工的RESUME和其他工作的没有什么不同。网上和论坛里太多推荐的非常成熟的格式,大家大可以根据自己的情况照着修改。这里只有几点LZ可以想到的tips 供大家参考。

i. 别太长
业内人士建议,最多别超过4页 (不包括那些工作经验20年以上,申请非常高端的职位)。如果只有3-5年工作经验,2,3页也都够了。

4页纸应该足够cover 你的所有和职位相关的经验,也是读者的阅读最低底线。再长了,大家就会觉得烦了,懒得看了。

简历第一页非常重要,是你这份marketing paper 能不能使读者有兴趣向下继续翻页的关键。你要站在读者的角度去考虑问题,他们想要一个什么样的人在这个职位工作?你在第一页就要把自己呈现成为这个样子,提起他们的兴趣。

给大家一点提示:其实SC里都说了,他们想要什么样的人。

简历的后几页就是你的工作经历和achievement了。根据你的职位要求,每个工作占半页或者一页纸。achievement也可以结合你写完的SC中的例子。

ii. Reference
简历里要不要加referee的信息?见仁见智吧。但是同我一起training的HR都坚决反对reference的信息加到resume里,最好写Available Upon Request. 理由如下:

a. resume写好到面试到check reference 不知道需要多久。等你面好到check 的时候,你的referee也许overseas holiday去了,也许联络方式out of date 了。这样都影响你的申请进程。

b. 你也许海投了一批申请,你的referee都搞不清楚到底你都申请了些什么工作,回答问题应该着重你的哪些优点?

但要说明的是,有的政府招聘网站上,递交申请时候reference info是必须要填的。这种情况下,最好和你的referee打好招呼,事先有个沟通比较好。

至于找什么人做reference, 我在后几页的答疑中有说,千万找个明白人,懂得怎么讲话,以防一些比较tricky的问题。

iii. Other Information
如 果你的简历最后凑不满一页,可以添加一些其他有帮助的信息。有人喜欢写自己的兴趣爱好。我自己觉得,其实这些没人care, 因为它和工作无关。你的老板会在意你是喜欢看电影,还是煮菜?要是真的碰巧你们follow一个球队,算你幸运,否则和老板不在一个阵营,更麻烦。

我觉得,要是有些能展现你的优良品质的地方,可以写一些。比如,常年参与某个志愿者活动,或者业余时间在某个professional association 中担任某个职位,什么什么的。

这个东西,有了锦上添花,没有也无关紧要。但千万别画蛇添足。

3.2 Cover Letter
Cover letter 我在后面的答疑的时候也有说明。LZ听到的业内人士们的反应是,这是整个工作申请材料中最不重要的。他们通常没时间读这个。但是要写就一定写得漂亮,千万注意别把人名,地址和职位名称写错了,印象减分。

关于resume和cover letter我并没有技术上的经验介绍,因为在网上实在太容易找到好的样本了。我想说的是,其实你的attitude更重要。

Attitude 体现于你愿意用多少时间,来根据每个不同的职位申请来修改你的简历和申请信。比如说,你读JD的时候应该心中有点数,你以前的工作经验中,有那些是应该特 别强调的,哪些对于申请的这个职位不那么重要。与此对应,resume里的responsibilities的顺序也应该有所调整。

这一点对于海投申请阶段的TX们确实很不容易。但是有付出就有回报。值得的。

4 关于 interview

政府工的interview是panel interview,一般有3-4个人,一个是有决定权的(convenor),另外是independent (其他部门的), 还有HR的。Panel 里必须至少有一个女性成员,以防性别视。

如果政府的招聘工作交给外部的recruitment agent,在panel interview之前,agent 会先interview一轮。否则的话,一般来说,只有一轮panel interview.

有 人以为政府工interview只问SC有关的 behaviour 问题。其实LZ听说过的就有: 申请accounting工作的,interview之前先关在quiet room里,给一个Financial Statements 再回答问题。还有申请IT工作的,panel成员并不懂技术,就请外面的consultant过来,interview的时候主考technical questions.

所以说,没有绝对统一的模式,各个单位机构都不太一样。LZ所能建议的就是,技术问题那就看你有多少料,其他问题可以把写过的SC好好熟悉一下,通常面试的时候,都让你举例说明你在某方面的能力。

经 常听人说,interview的时候会提前10分钟给你一张题目清单,让你先熟悉下要问的问题。可悲催的LZ从来都没遇上过这事儿。LZ总是坐下来之后, 才看到Panel成员手里的题目本,一般每页上面有2题,中间空白的地方留给panel做笔记。为保证公平,每个被shortlist的参加面试的人,被 问到的问题必须是一样的。在回答问题的时候,你有时会发现,没人抬头看你,都在一边听你讲一边写笔记。不要被这样的情形影响到你的表现,你可以放慢速度, 或者停下来,给他们时间写。

问题一般6-10个,常见的包括用来热身用的 ‘你怎么看这个职位?”, “你觉得自己哪些素质/技能使你能够胜任这个职位?” 到SC中的与职业相关的问题。

面 试之后,有时会等很久才会进行到下一阶段。为什么?有人说因为政府工作效率低。可是其实大多数时候是因为paperwork的处理。为什么panel成员 要记录下来你的回答,是因为他们要给每个面试的人根据表现打分。如果有人对panel的决定challenge,panel可以立即调出你的分数,给你说 明为什么你这个申请没有成功。这都是为了所谓公正公平的原则。

但是这世界真的有公正公平的面试吗?

LZ 在和HR同时training的时候,问了在场HR一个问题:申请人要用好些天写完的SC,HR看的时候,平均每份申请take 你们多长时间???此言一出,场面顿时变得很尴尬。几个HR都支支吾吾,然后有人小声说道:it depends… panel才是做决定的人…

Training 我们的consultant为了缓和气氛,改变了个话题。他说,你们猜猜看,一个perfect的interview时间应该是多久?HR部门的几个答案 在5-10分钟之间,而几个其他部门的人都说是15-30分钟。现在给TX们猜猜看,你们觉得是多久?????

答案是。。。。。。。。。

当当当当。。。。。。。。

当当当当。。。。。。。。

当当当当。。。。。。。。

12秒!!!!!

对,你没看错,12秒!!!!!

据 这个心理学家consultant说,这个研究结果是英国某个知名机构经过多少多少次的研究实验得出的。12秒的时间也就是你走进房间,和大家打个招呼而 已。是的,就是这前12秒决定了你的前途。人和人之间是讲究气场的,或者就是chemical使然,让你和主面试人之间一打照面时,就在心里产生了自己都 没有察觉的决定。consultant举例说明,出于某种说不出的原因,有的人不喜欢有英国口音的人,不喜欢比自己身高高太多的人,不喜欢说话在某个 pitch的人。但你就是你,你没有办法改变自己,而且你没法知道对方的喜好是什么。所以说,面试不成功,真的不是说明你不够好,有时候是你太好,或者只 是和面试的人气场不合而已。没什么大不了,总会找到一个一见你,就好像见到亲人的面试官,只是时机未到,继续努力就好。一定要加油!!!

然 后这个consultant话说回到工作申请材料。他说曾经和SEEK网站的高层聊过,SEEK开发过一个软件,可以帮助雇主自动screening网上 递交的resume,速度是9秒钟一个申请。你能想象一个软件怎样筛选你的简历吗?当然是看你的简历里的key words啦!所以尽量多用工作要求中的key words, 使得它们在resume和SC出现的频率增加,提高自己获选的机率。

 

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